记录管理

• 你或你的部门是记录的创造者
• 您生成或收到用于您的技术或管理工作的信息
• 该记录包含与本集团职能，政策，决策，程序，运营，任务，计划，项目或活动的职能，政策，决策，程序，运营，任务，方案，项目或活动的信息价值
• 该记录源自另一个办公室或UB以外，但您对其进行了评论或采取了行动
• 记录文件UB的行动，如:发生了什么，给出了什么建议，谁参与，何时发生，事件或决定的顺序
• 该文档与UB业务相关，其他地方不存在

以下为不记录:

• 尚未向他人分发的草案或临时文件并不含有实质性评论，并且需要维持最终版本
• 已发布或处理的信息，您收到并用作参考
• 仅供方便或参考而未采取任何行动的副本
• 在工作场所积累和维护的信息，但不影响或反映您的项目或业务的交易
• 无论媒体如何，传达临时价值信息的瞬态文件，并具有非常短暂的行政，财政或法律价值;通常，保留是事件驱动的，而不是固定的时间段

• 提高资源综合利用率
• 控制记录音量的增长
• 符合法规的记录保存要求
• 提高定位和检索记录的能力
• 保护行政，财政，法律或历史价值的记录
• 处理不再需要的记录
• 采用一致的记录保存方法
• 降低运营、存储和信息技术成本
• 尽量减少诉讼风险

记录保留指南在保留时间表中有详细说明。保留计划列出了记录的类型，但通常不列出特定的记录或文档。

记录办公室根据特定记录类别(如人力资源、财务、学生)的保留时间表维护大学的官方记录。

档案协调员是某一特定档案类别(例如人力资源、财务、学生)的专题专家，负责就其负责的特定档案类别的保存和处置，向部门档案保管人提供指导。

人力资源(HR)是大多数人力资源相关记录的办公室，包括工资和人事记录。部门级别的唯一正式的人力资源记录是每月和两周的时间表。

当他们不再为大学提供法律，运营或历史价值时，储存在该部门存放的人力资源记录副本应被妥善销毁。许多人力资源记录是机密或敏感性的。

采购事务处是大多数与采购有关的记录的记录处。个别decanal单位是保存在部门档案(如收据、收货人、发票)中的原始采购卡文件的记录办公室。当采购记录的副本对大学不再具有法律、运作或历史价值时，应妥善销毁。

采购服务是以下记录的记录办公室（本节涵盖与购买商品和服务相关的所有合同和非合同记录，除非与资本建设或土地购买有关的合同记录）：

• 采购及应付账款记录:
  与购买货物和服务有关的记录，包括采购请求和理由、供应商招标书、建议书、报价、合同、租赁、债券、投标书、规格、采购和采购联系记录、采购记录清单、采购订单、收据和其他付款历史记录、发票请求、商品收据、供应商发票、代理凭证、服务报告、采购订单日志、请购日志、显示资金负担的报告，以及其他支持文件;还包括代理机构应付账款或索赔办公室用于跟踪和监控索赔和支付过程的日常记录，包括手动和自动日志、登记、清单和相关记录
• 供应商和国家合同参考文件:
  有关供应品、设备、计算机硬件和软件以及其他产品及其供应商的信息，包括价格表、供应商评估和相关记录
• 已取消的出价文件：
  有关货物或服务在未作出批出的情况下被取消投标的记录;记录包括采购请求和理由，供应商邀请，建议请求(rfp)，价格报价和相关记录
• 雇员报销报告或支付国家和研究基金会旅行费用的要求，包括承受记录，旅行提前要求，旅行证件，理由和各种支持记录

受限数据(包括个人身份信息)要求高度保密，必须防止无意、非法或未经授权的访问、披露或盗窃。限制数据包括:

• 社会安全号码
• 国家发出的驾驶执照号码或非驾驶员ID号
• 银行或金融帐户号码
• 信用卡或借记卡号码
• hipaa规定的任何形式的受保护健康信息(例如，口腔、纸张、电子)
• 护照号码
• UB IT认证凭据
• 受律师-当事人保密特权保护的文件
• 捐赠者联系信息和非公共礼品信息

在管理数据机密性时，请遵循以下准则：

• 加密敏感文件
• 管理数据访问
  • 仅提供对那些有“需要了解”的访问权限
  • 考虑双因素身份验证
  • 定期检查访问列表并在不再需要时撤销访问
• 物理安全设备和纸质文档
• 妥善处理数据、设备和纸质记录
• 管理数据采集
  • 在获取数据时考虑隐私和机密性
  • 只在必要时获取敏感数据
• 管理数据利用率
  • 仅在批准和必要时使用敏感数据
  • 滥用敏感数据侵犯了该数据以及数据所代表的个人或团体的隐私和机密性
• 管理设备
  • 使用杀毒软件和设备密码，暂停不活动的会话，启用防火墙，使用全盘加密