政策信息
建立日期：1989年
日期上次修订：7/30/2007
类别：
金融的
负责任的办公室：
采购服务
负责任执行：
财政和管理副总裁
策略内容
总结
部门资金可用于偿还新任任命，当将自己，家庭和家庭货物和个人物品及其新的居住地的个人效果进行偿还的某些费用。此政策适用于州，RF和UBF约会。
政策声明
当雇用单位的政府认为有必要吸引特定人员时，搬迁和相关费用的报销可以由可用部门资金的负责任执行权授权。
除非该雇员书面同意，在该雇员在首次聘用后一年内辞职或自愿离职的情况下，该雇员将退还因搬迁及相关费用而收到的款项。
IRS影响
美国国税局出版521移动费用由于工作地点的变化或开始新工作，解释了扣除搬到新家的某些费用。参考出版物521.有关搬迁及相关费用的适当税收处理的完整信息．
背景
偿还移动和相关费用不是强制性的。它是一项建立的程序，以协助招聘合格的候选人，并且预计每人都将被授权支付此类费用。
适用性
该政策适用于水牛基金会预约的国家，研究基金会和大学。乐动安卓
定义
家庭用品和个人效果
所有合理的家具，家具，衣服，家电，工具和设备，包括处理钢琴，冰箱和深冰柜等项目的必要支出。出于移动费用的目的，术语个人效应包括但不限于纳税人拥有和经常使用的可移动个人财产。
主要调查员（PI）
负责项目智力领导的布法罗大学教师或工作人员。PI承担指导研究、财务监督以及遵守相关大学政策和赞助条款和条件的全部责任。
负责任的执行官
副总统/副总裁/院长或其指定者对该单位的权威和负责。
责任
负责任的执行/主要调查员/账户持有人
- 审核并批准适当的移动和相关费用报销请求。
负责办公室
- 确定偿还搬家和相关费用的资金来源。
- 完成适当的文书工作，包括所有必需的文件;送交主管/ PI审批。
程序
| 资格标准 | 状态 | RF. | UBF. |
|---|---|---|---|
| 如图所示的距离测试 美国国税局出版521移动费用 |
是的 | 是的 | 是的 |
| 完全预约需要 | 是的 | 是的 | 不* |
| 专业/教师需要预约 | 是的 | 是的 | 是的 |
| *根据目前的美国国税局规定，向员工偿还员工的迁移和相关费用的报销及相关费用归还员工的应税收入，并将在员工的W-2上报告，以适当的工资税扣缴。 | |||
| 需要文件时 个人是报销的 |
状态 | RF. | UBF. |
|---|---|---|---|
| 采购申请（EREQ）。 如果报销包括向搬家公司付款，建议使用两个卖方报价，如果超过2,500美元。 |
是的 | 没有 | 没有 |
| 报销/提前/付款表格 | 是的 | 没有 | 没有 |
| 搬家费用报销请求/协议（表格AC1099） | 是的 | 没有 | 没有 |
| 搬迁费用授权 和付款（F469） |
没有 | 是的 | 没有 |
| 支付请求表格 | 没有 | 没有 | 是的 |
| 原起提单或货运账单 详细说明移动费用并确认被任命者支付了这些费用;或从租金供应商收到收据。 原始取消支票，银行支票/汇票的碳，或信用卡声明的副本是作为付款证明。 不使用商业运营商或租赁供应商的个人的索赔必须包括适当的文件。 |
是的 | 是的 | 是的 |
| 可以使用资金来源 如果个人未被任命为该资金来源，则偿还搬家和相关费用 |
没有 | 没有 | 是的 |
| 需要文件时 供应商直接支付 |
状态 | RF. | UBF. |
|---|---|---|---|
| 采购申请（EREQ） 需要两个供应商报价。 购买订单将发送到所选的移动部门。 |
是的 | 没有 | 没有 |
| 搬家费用报销请求/协议（表格AC1099） | 是的 | 没有 | 没有 |
| 搬迁费用授权 和付款（F469） |
没有 | 是的 | 没有 |
| 支付请求表格 | 没有 | 没有 | 是的 |
| 搬迁将向提交的原始发票/提单或运费发送到支付的账户。 | 是的 | 是的 | 是的 |
| 可以使用资金来源 如果个人未被任命为该资金来源，则偿还搬家和相关费用 |
没有 | 没有 | 是的 |
| 实际和必要的搬家和旅行费用 | 状态 | RF. | UBF. |
|---|---|---|---|
| 移动家用物品和个人效应的基本成本高达12,000磅，包括钢琴，冰箱和深冰柜 | 是的 必须使用美国运输部门授权的承运人或商业机构租用的拖车/卡车。 如果没有使用商业动力或租赁卡车，则记录的移动费用高达200美元是可偿还的。 |
是的 如果收取赞助项目，允许根据赞助商指南确定。 如果没有使用商业动力或租赁卡车，则记录的移动费用高达200美元是可偿还的。 |
是的 12,000磅的限制不适用 |
| 额外保险高于收取的最低估值率 | 是的 | 是的 | 是的 |
| 包装/打开家用物品和个人效果 | 是的 | 是的 | 是的 |
| 短期内（30天）在过境存储中 | 是的 | 是的 | 是的 |
| 从旧的旧车辆驾驶一个个人拥有的车辆的里程 | 是的 里程以NYS支付的速度报销用于使用官方企业的个人拥有汽车 |
是的 里程在IRS批准移动里程率批准 |
是的 里程在IRS批准移动里程率批准 |
| 饭菜*和住宿 | 没有 | 是的 | 是的 |
| 第二辆汽车和其他机动车辆，船舶和拖车（除了被任命的人住所的那些）* | 没有 | 没有 | 是的 |
| 与购买/销售房屋有关的费用* | 没有 | 是的 | 是的 |
| 租用临时生活季度的费用* | 没有 | 是的 | 是的 |
| 建筑材料，动物饲养，农业设备，畜牧业 | 没有 | 没有 | 没有 |
| 报销请求提交时间范围* | 在委任生效日起一年内 | 在委任生效日起一年内 | 在合理的时间内 |
*根据现行国税局规定，这些费用的报销代表员工的应纳税收入，将在员工的W-2表格中报告，并根据适当的工资税扣缴情况进行申报。 **在特殊情况下，只有在没有赞助商限制的情况下，可以从运营经理获得上述标准的豁免 |
|||
联系信息
| 联系 | 电话 | 电子邮件 |
|---|---|---|
| 人力资源 |
716-645-7777 | Ub-hr@buffalo.edu |
| 乐动安卓大学在布法罗基金会 |
716-645-3012 |
相关信息
大学链接
形式
相关链接
总统批准
由约翰·辛普森总统签名
John B. Simpson，总裁
7/30/2007
日期