允许使用资金政策

布法罗大乐动安卓学（UB，University）被各种选区提供的资金委托。招聘或批准费用的员工必须行使谨慎的判决，以确保费用为合法大学企业并遵守适当的允许标准。员工负责确保在资源有限的限制范围内适当地使用资金。

这允许使用资金政策代表大学支付雇员的支出支付支出。所有支出资助国家，大学在水牛城基金会（UBF），研究基金会（RF）账户必乐动安卓须是合适的，合理的，允许和可分配的;他们还必须支持大学的教育，研究和公共服务任务。

所有大学部门必须实施监督支票和余额的系统，以确保支出始终满足大学利益。各种资金来源支出的支出符合具体要求的使用。关于使用国家，UBF，RF非赞助和射频赞助资金的详细信息允许资金使用表。适当的资金来源由牺牲的类型决定，而不是员工的薪资来源。单位可能会更严格地应用此政策，其中审议预算和其他因素。在操作单位级别建立的附加限制取代此策略和相应的图表。

赞助奖项的条款和条件决定了RF基金来自该赞助奖的资金。每次授予机制（例如，赠款，合同或合作协议）是有关资金使用指导的指导。必须允许赞助活动的支出，合理和可分配给项目。

每个赞助机构为他们的奖学金课程或赞助计划提供独特的条款和条件。为了确保符合赞助条款，教职员工在不确定管理其赞助奖项的条款时，必须联系赞助项目服务(SPS)。主办人或审计员认为不允许的开支将在赞助项目的财务责任政策。

以下支出可能需要先前的批准或理由：

• 在项目资金的去年购买的设备
• 在奖励的最后30天内购买的消耗品
• 购买一般用途，设备或服务
• 工资成本转移活动和追溯

必须及时处理支出的报销请求，可能不会超过购买日期超过120天内偿还。必须获得异常批准，以便报销超过120天的支出。

超过批准的项目预算的支出需要使用非赞助的资金。在这些情况下，RF非资助指南适用。

任何单一项目或总汇总成本（不包括旅行），个人报销的最大允许金额为2,500美元。逾期本金额的要求遵循采购指南。

在招致购买食品和饮料的费用分类为内部商务膳食允许资金使用表，报销范围仅限于每日法定美国一般服务管理局。

超过每日限额的金额被视为例外，需要适当的例外批准。

允许最高税收总额的最高比例费用。如果每个DIEM适用（内部商务用餐），则应额外的追加费用最大值。

由场地收取的行政，服务，技术和房间租赁费用必须逐项列出，并被认为与每日税率分开。应尽最大努力谈判下来行政费用或寻求任何未收取这些费用的地点。

国家和射频非赞助资金不得用于支付酒精饮料。仅在专门被赞助商批准的情况下，射频赞助资金仅用于酒精饮料。

每人酒精饮料补偿仅限于两杯酒精饮料费用较低者，即15美元。一份分项收据，清楚地标明酒精，必须支持酒精报销。

应尽最大努力使用纽约州(NYS)销售免税证书。当费用不可避免时，销售税费用的报销将根据具体情况进行考虑。RF赞助基金不得用于支付销售税费用。

大学员工负责自己的官方站的停车费。参考为商务旅行在向另一个商业目的旅行时恢复停车费用的指导。

申请报销或支付允许的费用有三种选择:

• 通过相应的表格或系统完成费用报销请求，获取适当的批准，附加适用文件，并提交给适当的商务办公室
• 完成EREQ，附上适用的文档，并通过适当的批准程序提交交易
• 直接从商店或供应商处购买时使用PCard
  • State和RF PCard不能用于餐厅用餐

文档必须随附支付请求并包含以下内容：

• 原始（纸张或数字）收据或逐项发票
  • 任何包含酒精和所有UBF资助偿还的购买都需要逐项收据
  • 收据必须轻松识别酒精（考虑突出显示或盘旋）
• 大学商业宗旨的描述
• 活动地点
• 参与者的名称及其与UB的隶属度
• 与活动相关的宣传册，计划或议程
• 需要报销的个人的姓名，如果合适的话
• 例外批准表格，如适用

除了以上列出的项目，人类研究对象的礼品卡费用需要机构审查委员会(IRB)的批准。对于100美元或以上的卡，需要提供税务文件(W-9)。

在特殊情况下可能允许个别情况有例外。异常请求必须在部门级发起。对于SPS和RF非赞助资金，所有政策例外都需要获得单元业务官(UBO)或RF运营经理(OM)的预先批准。预先批准的要求必须得到每个UBO或OM的合理通知。例外情况的批准人必须没有出席或以任何方式招致该项目开支。如果UBO或OM在场或亲自承担了主题支出，则必须提前向下一个最高审批机构进行审批。

赞助活动条款的所有例外情况都需要赞助商的充分理由和事先批准。要求必须通过SPS提出。

必须使用异常请求使用政策例外请求。

为确保遵守联邦，州和当地条例而制定大学基金支出的个人，同时支持大学的教育，研究和公共服务的使命。此政策围绕该决策过程提供了严格的规则。

该政策适用于所有大学教师，工作人员和学生员工，为购买食品和饮料，人类主题考虑，服装，登记费用，装饰，家电和成员资格而做出决定。

可用于特定目的的资金使用有不同的政策:

• 旅游政策，旅游政策图表，和为商务旅行详细说明在旅行状态时允许使用资金
• 设备购买必须通过适当的采购指南和政策来保护

可拨出的

可收取（或分配）到特定单位，活动或功能的商品或服务的费用金额，因为商品或服务为该单位，活动或功能提供了相应的利益。

允许

当一项费用被允许记入某一特定资金来源时，该费用是允许的。法律或法规允许的费用;捐赠人、赞助人等外部当事人;或者根据大学政策。

批准者

有权批准营业费用或交易的个人。

商务娱乐

商务招待的主要目的是增进商务关系;商务娱乐规模较小，人数较少，成本较低;(例如，商务午餐或晚餐;体育、文化或其他活动的门票)。

商业费用

货物或服务的费用，无论是支付，致力于或累计，促进或支持大学持续的任务。

商务餐

由教职员工或学生参加的一顿饭，可能包括也可能不包括来自布法罗大学以外的个人，在那里进行实质性和真诚的商业讨论。

商业目的

支持大学的目标，目标和使命。

外部受益人

从UB资金支付的商品或服务中受益的个人，但没有与大学的明确联系。

客人

被邀请参观学校或参加学校组织的活动的人;客人访问必须与商业目的有关，并支持大学的使命。

直系亲属

配偶，儿童（儿子或女儿）和员工，教师或学生员工的父母。

内部受益者

从UB基金支付的良好或服务中受益的个人，同时保持教师，员工，学生，学生员工，指定志愿者或酬金的地位。

官方站

办公地点一般是雇员被分配到的办公室的地址;一个员工只能有一个官方站点。官方职位的指定是由学校决定的，这是为了学校的最大利益，而不是为了员工的方便。

合理的

审慎人士在作出有关费用决定时，在当时的情况下本应引致的费用;想想如果媒体报道了，公众会如何看待这笔费用。

研究基金会(RF)资助收入(也称为间接成本)

通过恢复间接（设施和行政（F＆A）的资金产生的费用，由赞助账户收取，并按照校园财务计划分发。

负责执行

副校长、副教务长、教务长或其指定的对单位有权力和责任的人。

国家基金

包括国家经营，收入资金可报销（IFR），州立大学学费可报销的账户（SUTRA）和宿舍收入基金可报销（DIFR）资金。

• 考虑到其预算管辖范围范围内的所有支出。

• 在决定是否代表学校支付费用时，要进行合理的判断。
  
  • 参考允许资金使用表， 当适用。
• 购买时使用适当的免税豁免表格。
• 完成政策例外请求为所有例外的政策取得预先批准。

• 审查并批准根据本政策使用大学资金的要求。
• 验证费用是合理的，允许和分配的费用;考虑公众在媒体报告的情况下如何查看费用。
  • 当支出受益多个帐户（包括至少一个RF赞助账户）时，必须根据每个帐户的比例效益分配成本。

• 确定适当的付款源以供付款。
• 完成适当的文书工作并提供所有必需的文件。
  • 向负责任的执行或主要调查员进行批准。

• 审查和批准所有例外的支出。

• 确保每个请求都包含适当的文件。
• 调查那些看起来不合理的交易。
• 作为大学员工寻求有关请求合理性指导的顾问。
• 处理支付事务。

• 进行所有大学支出的持续审查，以维持遵守内部政策和外部要求。