制定和维护UB政策

单位或个人决定了大学政策的需求，并获得至少一个负责任的执行官（即，Provost，副总裁）的协议，以获取该政策的所有权。

政策问题可能会通过联邦或州立立法，纽约州立大学（SUNY）或研究基金会（RF）政策，大学内外趋势，大学价值观或优先事项的趋势，最佳实践的变化，令人担忧大学社区，校园内的事件或各种其他方式。

大学政策是一个指示大学对特定问题的官方立场的指示。大学政策持久跨越时效和管理，并将大学的使命与个人行为联系起来。大学政策：

• 为UB社区的成员任务或约束
• 在整个大学拥有广泛的应用
• 帮助符合适用的法律法规
• 支持大学的使命
• 促进质量和运营效率
• 帮助管理机构风险
• 在整个大学的实践中支持公平和正直
• 要求总统审查和批准

不符合上述所有标准的政策是部门，办事处或单位政策。

部门，办公室或单位政策：

• 解决单位层面的需求或控制影响大学一部分的问题
• 仅适用于发行单位内的员工，员工，学生和其他人
  
• 可能会产生额外的规范、要求或限制
  
• 可能不会比或违反大学政策更为宽容

学校的政策不得在院系网站上独立发表或转载;部门网站必须链接到UB政策图书馆。

负责任的办公室准备了大学的政策建议在主管主管的指导下。

的大学的政策建议帮助制定:

• 提出大学政策的必要性
• 风险是否足以保证政策制定、实施和维持所需的资源
• 初步的大学法律审查和指导

大学法律顾问将审核大学的政策建议：

• 遵守现有的UB, SUNY和RF政策
• 遵守适用的联邦和州法律
• 识别可能因使用特定单词，术语，短语或从政策中包含或缺失的任何程序而产生的潜在的法律风险
• 对于一般法律义务
• 提高法律可靠性
• 确保这符合大学的整体利益

良好的政策和程序文件：

• 考虑用户为何需要信息
• 给用户知识和安全性，让他们知道正确的事情是用正确的方式完成的
• 假设读者有：
  • 校园基本知识
  • 关于所描述的具体政策和程序的新手了解
    
• 使用简单，清晰，简洁的语言 - 避免行话，法律和过于技术描述
  • 使用短句和常见术语
• 从强大，明确的政策声明开始
  • 该策略声明描述了规则是什么，而不是如何实施规则
    
• 一般足以适用于意外的情况
• 区分政策、背景、程序和政策的其他部分
• 包括作为部门网站的链接的程序和指导
• 提供准确的联系方式
• 定期审核并根据需要更新

聘请一群是主题专家，政策用户，利益攸关方和其他将研究和撰写政策和程序的人并提供反馈。

• 为策略写作组成员定义角色和期望
  
• 为完成政策制定计划和时间线

• 确定是否需要建议的政策以回应以下问题:
  • 校园事件或问题
  • 新约克州立大学（Suny）政策
    • 观看Suny大学 - 范围政策和程序图书馆
  • 新或修订的研究基金会（RF）政策
    • 观看射频政策库
  • 新的或修订的州或联邦监管
  • 客户需求的变化，最佳实践，大学文化，社会趋势
  • 另一个原因
• 点评审查大学政策图书馆确定现有政策是否解决了该问题
  • 是否可以扩展相关政策以包括信息？
  • 相关政策是否有助于告知正在考虑的政策?
  • 交叉引用而不是重复信息
• 审查Suny，其他Suny校园和其他大学发出的政策
  • 其他校园可能会找到解决问题的新方法
  • 其他政策可能有助于你的政策发展，提供一个良好的起点和建议清晰的语言
• 确保大学政策符合UB，Suny和RF政策
  • 校园政策可能更严格，但不能比UB, SUNY或RF政策更宽容
• 确定当前的过程，问题区域和任何变更的潜在影响

在你开始写作之前:

• 想想你需要达到的结果
  
  • 一份强有力、清晰的政策声明将提供方向或规定行动
  • 该策略声明描述了规则是什么，而不是如何实施规则
• 研究、分析和阅读其他政策，但不要只是从别处剪切和粘贴部分
  
  • 确保文档与一个UB语音发言
• 评估受众的政策和写作各种受众，而不是政策所有者
  

使用该政策大学政策模板．

的大学政策模板：

• 为开发策略和以一致的方式组织内容提供框架
• 是结构化的，使用户可以专注于与其决定相关的政策方面

在政策制定过程的任何阶段都提供了援助。
接触PAM LO.贾松有关建议和指导。

草案:

• 执行政策所需的程序
  
• 指导，如果需要其他信息或解释
• 新政策要求的表格、模板和相关说明
• 部门网页将包括程序，指南，表格和指示;该策略包括部门网站的链接

程序是执行、执行或管理大学政策的一套指令、步骤或方法。通常,程序是:

• 以行动为导向，一步一步地描述谁将完成一项任务，如何执行，何时必须完成
• 旨在确保控制活动完全和一致地完成
• 不被认为是自己的政策
• 在单元级创建
  • 更改不会通过与政策相同的审核和批准过程
  • 影响多个单位的程序在实施之前可能需要额外的审查和反馈

指导:

• 提供用于在其中实现策略的框架
• 包括实现政策目标的一般性陈述、建议、指示或最佳实践
• 能否根据环境进行改变
• 应该经常审查
  

负责办公室向利益相关者(包括副校长、院长和高级行政人员)提供政策草案、程序和相关文件，他们可以就政策的内容和应用提供广泛的视角。负责单位对反馈意见进行审议后，更新政策草案和相关文件。

有效的利益相关者参与

利益相关者是可能影响或受到大学政策影响的人或工作领域。利益攸关方可能具有不同的需求和参与水平，通常具有多样化和可能相互矛盾的利益和疑虑。

利益相关者参与是指在正确的时间以最适当的方式包括相关人员。所有大学的政策都有不同程度的影响、参与和兴趣的利益相关者。

写作和咨询通常是一个交替的过程，咨询通知写作。协商是一项重要的工具，可以:

• 测试一项建议的政策是否充分解决问题，以及是否可行
• 确定不同人或团体的竞争利益
• 建立共识和遵守最终政策的承诺
• 支持政策制定过程的透明度
  

当有效执行时，涉众参与可用于:

• 收集信息
• 获得买入和持续的支持
• 建立信任
  
• 改善沟通
• 加强声誉
• 导致更公平和可持续的决策
• 支持策略的所有权

在识别利益相关者时，重要的是要广泛思考，以确保所有相关利益攸关方得到认可。考虑以下：

• 谁负责该政策
• 谁负责实施政策
• 受该政策影响的人群的主要代表是谁
• 为什么利益相关者会想参与政策过程

利益相关者参与是一个迭代过程，应该贯穿于政策制定的整个过程。

利益相关者参与最有效的时间：

• 利益相关者认识到合作的互利，例如增强的结果
• 早期投入和持续参与政策制定确保该政策符合所有需求，而不是迟到的参与，这可能会产生不利地影响时间线，实施和工作关系
• 根据实际需要制定政策(例如，精简程序，提高行政效率和效力)
• 利益相关方参与确定和评估执行政策将给各单位带来的业务影响和资源负担
• 协商的方法和时间适合于政策的复杂性和敏感性

由于缺乏时间或缺乏知识，一些个人可能难以参与或环境可能妨碍他们对政策制定进程作出充分贡献。然而，重要的是要有合适的人参与政策的制定过程。每个利益相关者的观点都是有价值的，并将告知最终结果。

政策，合规和内部控制

负责办公室将草拟的政策、程序和相关文件转交政策、合规和内部控制部门。政策、遵守和内部控制审查草案的清晰度、一致性、结构、格式、表达和其他编辑方面。

政策评估组织

专题专家和责任办公室的其他成员出席政策检讨小组(PRG)会议，讨论政策、程序和相关文件，并回答问题。PRG审查草案的可理解性、实用性、可执行性和潜在影响。

负责任的办公室认为反馈，研究问题，并酌情修订政策，程序和相关文件草案。

大学社区投入和反馈广泛寻求，重视和适当使用。政策，合规和内部控制员额在30天的审查中张贴修订草案，这是校园社区的机会，以审查和评论新的和修订的政策。负责任的办公室认为，酌情酌情收到并修订政策草案。

政策、合规和内部控制将最终的政策草案提交给大学法律顾问进行审查，并做出任何建议的修订。

政策、合规和内部控制准备政策供总统签署，并转交给负责的行政主管。

负责任的执行符号总统签名回执并将最终的策略文档提交给总统审批。

主席审查了最终政策，并在批准后，签署并将其返还给政策，合规性和内部控制：

Pamela lojacono.
政策，合规和内部控制
420克罗夫特大厅
北校区

政策的有效性取决于其覆盖范围以及理解和遵循的程度。沟通计划有助于实现这些目标。

政策、合规和内部控制:

• 在UB策略库中发布批准的策略
• 与负责任的办公室合作，向大学社区发出公告
• 在行政服务网关上发布公告

政策公告可以是：

• 分发给不同的列表服务(例如，所有员工;院长、主任、系主任;单位业务人员;部门具体)
• 在部门工作人员会议上讨论

负责任的办公室：

• 实施教育和培训活动以达到政策的执行
• 更新他们的网站以包括：
  • 链接到政策
    
  • 与政策有关的程序，指导，表格和指示

责任办公室每三年检讨他们的政策，或根据情况需要更频繁。需要进行全面的政策审查，以确定:

• 政策的目的和目标仍在满足
  
• 有任何新的要求(例如，州或联邦法律的改变)需要政策的改变
• 在最佳实践、客户需求、大学文化或社会趋势方面都发生了变化
  
• 需要更改以提高有效性或澄清政策或程序
  
• 该问题可以与其他策略、规则或文档集成或由其他策略、规则或文档处理
• 术语，联系信息，网站和相关链接是最新的和正确的
• 正在发生适当的培训和教育
  
• 这项政策仍然是必要的

当需要更改时，负责任的办公室遵循该过程来修改UB策略。