遵循以下准则,以确保您与UB基金会(UBF)资金一起旅行时会产生适当的费用。
个人资金可用于支付任何允许的旅行费用。员工使用旅行和费用报销制度提交报销报告的旅行费用报告。
个人资金可用于支付任何允许的旅行费用。主机部门或单位应填写适当的表格,以报销非雇员以供自卑的商务旅行费用。
在支付旅行费用时,可以请求旅行提前。请咨询您的部门以确保您可以允许您申请旅行进展。如果旅行被取消,则旅行者将负责支付前进。
资金 | 状态 | 射频 | UBF. |
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报销 | 只有100%的机票 | 只有100%的机票 | 100%机票,住宿,汽车租赁,每日津贴 |
要求提前 | 登录旅行和费用系统。 按照以下说明进行操作提交旅行前购买的机票的报销 |
登录旅行和费用系统。 按照以下说明进行操作提交旅行前购买的机票的报销 |
登录旅行和费用系统。 按照以下说明进行操作 要提前要求住宿,汽车租赁和每日税务,请遵循相同的流程并使用购买日期。 |
采购卡是一项有效且经济高效的购买和支付,用于小美元购物。
采购的卡片 | |||
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资金 | 国家* | rf * | UBF. |
美元极限 | 4999美元 | 2500美元 | 2500美元 |
信用卡发行商 | 花旗银行签证 | 美国快递 | 美国快递 |
* PCARD仅可用于会议登记费,而不是旅行费用。
旅行报销应使用支付申请表进行。
如果没有提供餐费或其他交通费用的原始收据,则使用美国国税局规定的每日费用报销。每日税率审查.
无法对已经被另一个资助来源(例如,州基金)报销的物品无法进行报销。但是,当金额超过每日税务金额时,UBF可能会报销额外费用。请注意:
应使用支付申请表进行旅行报销。为了协助编制费用,可以使用旅行和会议费用报销申请表。旅行报销请求应包括:
也应附上任何与可用旅行相关的议程,小册子或其他材料。
支持机票的首选文件是原始乘客优惠券表格。提交原始优惠券时,不需要信用卡单的客户副本。
空中旅行应尽可能在教练票价。如果有必要飞行业务或第一类,则必须将书面解释包含在文档中。
鉴于航空业的变化,许多航空公司现在提供电子票务的选择。在这些情况下,没有乘客优惠券。如果使用这种电子方法,则旅行者应提交原始登机票和原始文件,显示付款证据(例如,取消支票,信用卡单或信用卡声明)。
为了避免与电子客票有关的文件问题,请提供提供报销所需的旅客联的已发客票。
必须由原始酒店的账单支持这一金额,详细介绍了房间,餐厅和其他杂项物品之间的个人费用。信用卡滑动或取消支票的客户副本是不需要的。重要的是,由于偿还信用卡单或取消支票无法进行报销,因此确保了原始酒店账单。
偿还偿还:
最初的餐厅收据必须支持膳食和金额的数量以及信用卡单据的客户副本。在没有原始收据的情况下,每日迪姆金额的联邦可用于报销。请注意,每日津贴包括每天5美元,包括偶然费用,包括Bellhops,搬运工,行李运营商,酒店女佣,管家和空姐的提示。
迈尔斯数乘以标准IRS津贴。
这一数额以出租车、其他交通工具或收费的原始收据为依据。
除正本收据外,还包括:
在正常营业时间在日常大学业务中,UBF不能通过当前的大学政策,汇总膳食。
根据美国国税局的规定,如果配偶、受抚养人或其他个人参加商务旅行或会议,旅行或娱乐费用不能报销。但是,如果配偶参加会议的目的是商业目的而不是个人或社会目的,那么这些费用是可以报销的。如果有明确的商务目的文件,配偶的旅行和用餐应事先由教务长、副校长或校长(视情况而定)书面批准。
旅客可以选择使用联邦日费率或实际费用,但不能两者都用。每日费用可以在CONUS每日费用网站上找到。请在付款申请中附上每日费率表一份。请注意:
根据美国国税局,偶然费用包括向搬运工,行李运营商,酒店员工和船舶工作人员提供的费用和提示。
有关使用旅行和费用偿还系统的帮助,请联系:
商务服务客户支持
电话:716-645-4500,请按2进入差旅费报销系统