大学强烈建议所有UB教师,员工,学生和非员工(客人)避免前往由Covid-19影响的地区。
在大学对Covid-19的回应期间发生夜间旅行的基本业务需要旅行预批准。旅行预批准必须在进行旅行安排之前获得,并且所有资金来源都需要。
完成旅行预审表格
与其他同事一起进行合作和分享是大学生活中不可或缺的一部分。UB提供支付选项,并将偿还个人合理,必要,适当,经济效益,并批准在大学业务表现中产生的旅行和商业费用。
所有旅行都必须:
如果旅行目的是参加会议,则需要会议宣传册,议程或计划。如果旅行的目的是出于参加会议的其他东西,需要一封信,电子邮件,议程或其他关于旅行目的的文件来获得报销。
员工在员工是:
官方站通常被定义为员工分配的办公室的地址:
建议批准所有旅行的旅行者和管理员审查以下内容:
应在纽约州内的住宿和购买时获得免税。确保您的目的地有正确的税收豁免证书。每个州,资金来源和供应商可能对接受税收豁免核查的不同要求,因此特定交易可能不会为免税身份质量。
当员工在国家资金上旅行时,NYS税收不予偿还。这适用于销售税,酒店入住税和纳米汽车租赁和纳米税。建议旅行者使用NYS免税证书(AC946)和NYS酒店或汽车旅馆客房(ST 129)入住税务豁免证书形式。
当员工在RF基金上旅行时,NYS税收不予偿还。这适用于销售税,酒店入住税和纳米汽车租赁和纳米税。建议旅行者使用豁免组织税收免税购买RF资金(ST 119.1)。
该大学的首选和最有效的会议注册付款方式是使用州或射频资金时的采购卡(PCARD)。
用个人信用卡支付住宿费用。会议酒店单人房的费用将报销。如果您必须入住另一家酒店,且价格高于会议酒店或每日住宿费用,请提供充分的理由说明您必须入住另一家酒店,您将获得补偿。
你能得到多少补偿取决于你住的城市,根据现行的联邦每日津贴制度。
在参加会议和入住会议酒店时:
汽车租赁通常不允许作为班车,出租车通常更具成本效益。
注意:如果您留在您的个人住所,则可能无法要求住宿和膳食报销。这包括您拥有的家庭住址或您拥有的远程住所。
员工只有有资格在旅行状态下偿还某些餐或住宿费用。
该大学谈判与若干地区酒店谈谈UB的官方客人,例如教师候选人或访客员工。
不允许从员工到官方站的运输。一般来说,员工的官方站是他或她通常的工作地点(办公室);无论员工维持他或她的住所。
旅行者应该使用最有效和经济高效的运输方式。通常,这意味着使用诸如飞机,火车,公共汽车或出租车等公共载体。运输方式的选择必须符合国家,研究基金会和赞助商的最佳利益。旅行者应获得最低价的等效酒店。
门票购买
购买机票和Amtrak票价与个人信用卡。在您退货后,可以在提供您的费用报告或旅行凭证提供行程和收据时进行报销。
需要文件
当旅行者选择使用他们的个人拥有车辆时,而不是公共航空公司,而不是公共承运人,运输费用报销将限制在同一路线的公共载体教练票价等于相同的金额。费用报告或旅行凭证必须包含机票和里程之间的成本比较。了解有关如何准备成本比较的更多信息。
旅行团,Inc。 2495主街,套房340 布法罗,NY 14214-2156 电话:716-332-6500. 免费电话:800-633-6782 第一次登录系统?设置你的同意档案 |
交易费用: $ 22.00预订小组预订 |
所有支出应在旅行者返回日期的30天内提交。旅行收据信封是在旅行时收回收据的好方法。他们还用于提醒您需要哪些收据来附加到费用报告或旅行凭证。
提交报销收据时:
如果收据的任何部分包括非UB业务费用,则该部分不能报销。
费用类型 | 状态 | 研究基础 |
---|---|---|
出租车 |
是的,所有美元金额 |
是的,如果超过75美元 如果低于75美元,则需要旅行详情* |
收费 - 所有(电子Zpass和Cash) |
是的,所有美元金额 |
是的,如果超过75美元 如果低于75美元,则需要旅行详情* |
停车费 |
是的,所有美元金额 |
是的,如果超过75美元 如果低于75美元,则需要旅行详情* |
当地巴士,火车和地铁 |
是的,所有美元金额 |
是的,如果超过75美元 如果低于75美元,则需要旅行详情* |
航空公司行李费 |
是的,所有美元金额 |
是的,所有美元金额 |
汽油 |
是的,所有美元金额 |
是的,所有美元金额 |
全球定位系统(GPS)费用 |
是的,与租赁车辆相关的GPS使用费是允许的费用 | 是的,与租赁车辆相关的GPS使用费是允许的费用 |
所有其他允许的旅行相关费用 |
是的,所有美元金额 |
是的,所有美元金额 |
前往美国以外的大学企业的个人必须确保在旅行前进行适当的授权和评论。
与国家资金旅行:如果在包括护照和签证费用的特定旅行,包括护照和签证费用,转换货币,旅行支票,长期住宿费用的费用,则可以报销外国旅行的一些费用。
与RF基金旅行:只会报销特别批准的专门批准的费用(例如,住宿,膳食和运输)。
当旅行被取消时:
当个人旅行与商务旅行结合时,个人费用(例如,酒店,运输,膳食,其他个人杂费),不允许进行报销,提前或付款,或者在商业旅行状态下发生个人费用。汽车租赁,机场停车场和其他费用将在员工在大学业务上偿还日子。
不偿还或个人费用的例子:
如果航空旅行的成本包括额外的停止以适应个人旅行,必须提供成本比较,以确认商业和个人旅行的成本不超过单独商业旅行的成本;两者的较小者将被报销。
当旅行者选择使用自己的个人拥有车辆时,他们为方便而不是公共航空公司,运输费用报销将限制在同一路线的共同承运人票价等于相同的金额。一种成本比较在费用报告或旅行凭证中必须包含在机票和里程之间。
所有学生,客人和候选旅行费用必须得到收据,并遵循大学的旅行政策。在使用研究基金会资金的非员工(例如,学生,候选人)旅行费用时,必须确定个人对项目的直接关系。
当此类旅行直接受益于大学的学术,研究,服务或运营利益时,招生大学生所产生的旅行费用是可偿还的。可报销的旅行包括,但不限于:
客人和候选旅行费用(例如,运输,住宿,膳食)可以允许与个人在布法罗在UB业务上的工作直接相关时允许。
有关使用旅行和费用偿还系统的帮助,请联系:
商务服务客户支持
电话:716-645-4500,按2为旅行和费用报销系统