财务与行政副总裁劳拉·哈伯德的反思

战略目标和目标

在Laura Hubbard的领导下,行政服务部门负责管理我们单位的目标以及我们在UB 2020中的角色。这些目标可分为五个主题领域:

运营卓越

实现操作有效性的策略

拥抱持续改进服务的文化

•平衡提供服务的有效性和效率

•与客户保持联系,向他们提供权威和相关的信息和服务

•通过在客户服务交付中锻炼最佳实践来构建客户满意度和品牌忠诚度

促进对资源的战略性和负责任的管理

“管家不仅仅是保护大学的财政资源。“
劳拉·哈伯德,财务和行政副总裁

我们越来越多地谈论大学的效率,包括布法罗大学,并被问到我们是否具有成本效益。这包括我们与客户互动的方式与过去不同,更多的是关于客户对UB体验的感受。

“管理不仅仅是保护大学的财政资源。对我来说,这是良好管理的本质。它意识到这不是我的钱,也不是我的办公室。和我一起工作的员工和同事都不是我的,对我来说,我认为这创造了一定程度的尊重和一种看待事物的方式。”资源的广义定义包括资金、时间和空间。管理者可以帮助员工尽可能提高工作效率。

“我想围绕持续改进或卓越运营更加正式的计划。”这包括开办大学委员会,我们将努力改进主要流程。我们司中许多人通过获得精益核算或六西格玛的正式培训开始这一点。

“卓越运营的一个基本方面是,我们是否知道我们要去哪里,需要什么才能实现这一目标,以及我需要如何帮助我们实现这一目标?”每个人都需要在个人层面上理解这一点,并能够为这种努力感到自豪。领导应该通过为自己的单位制定计划的能力,为组织实现这一卓越而努力。

一个以客户为导向的环境是一个员工从他们所做的工作中找到乐趣的环境,并帮助他们理解他们所做的是在创造一个UB的环境。通过帮助学生获得一种积极的体验,员工会感到与大学有了联系。

社区的利益

支持利益社区的策略

•确定并培养兴趣群体

•通过网络和协作构建合作伙伴关系

•协同开发服务

•提供满足或超过客户需求的服务

•提供分层访问信息和服务

•通过卓越运营,深化联合利华内部关系

“我们需要以对他们有意义的方式,定制我们与不同社区的互动。”
劳拉·哈伯德,财务和行政副总裁

哈伯德认为,重要的是要确定我们与谁互动,我们与谁做生意,以及不同的利益相关者有不同的需求、考虑和关注。我们需要以一种对每个组成部分都有意义的方式来定位服务。“在商业领域,我们需要服务许多大师,而在这个过程中,我们忽略了与客户定期建立联系。网站是沟通的一种方式,但也只是走出去和人们交谈,问问我们能做些什么?”

少数民族和妇女拥有的商业企业(MWBE)是UB的重大优先事项,但我们取得了很大进展的主要优先事项,尽管我们仍然有很多工作来实现我们的目标。基本上有20%的目标。在首都领域,它有点复杂,但它处于同样的基本级别。

社区的商业领袖和个人希望能够参与UB。UB 2020强调了参与周边社区,特别是市中心周边地区的必要性。希望医学界对该地区产生积极的影响。社区咨询小组成立于2010年,旨在研究UB 2020的具体问题,并就我们如何采取不同的做法以及人们如何看待大学,包括我们如何沟通,向学校提供建议。

单位成功

实现单位成功的策略

•建立并沟通VPFA的整体愿景

•建立指导原则,指导我们的行动

•建立和培育伙伴关系

促进VPFA员工的成功

•在每个服务点上为客户提供服务

“如果我们不能开发我们最重要、最大的资源,我们就没有真正做好作为管理者的工作……”
劳拉·哈伯德,财务和行政副总裁

“对我来说,重要的是确保我们在培养我们的员工。”哈伯德认为,我们的未来有两个驱动力;创新的步伐以及我们学生和劳动力的老化人口统计学。这强调需要成为学习组织。我们希望帮助员工成功,并获得他们今天不仅需要的发展,而且从现在开始需要五年。

“我看到很多大学都经历了预算削减,学习和发展似乎是我们第一个削减的地方,对我来说,这应该是我们最后削减的地方之一。是的,我认为很多人认为会议、旅游和培训只是为了好玩,而我的观点是,不,这是工作的一部分。我们需要将这一理念注入我们的部门。”

“如果我们没有发展我们最重要的和最大的资源,我们并没有真正在大学的经理完成工作。”员工正在投资时间,但那时候为大学提供回报。

所有高等教育都经历了转型过程。其中一个挑战是俯视道路,并设想大学需要在接下来的两到五年中做什么。

两个项目将重点关注单位的成功,包括发展财务管理培训项目和学术领导学院。哈伯德感兴趣的是将这些基于同行的项目整合到金融和学术管理人员中。这将使参与者对预算、战略规划和财务规划有一个全面的了解,并提供必要的工具,使他们在大学中有效地发挥自己的作用。

战略沟通

促进战略沟通的策略

通过以下方式提供高水平的沟通:

• 透明度

•方便访问

•多通道接触点

•通过反馈和测量承诺持续改进

•促进双向沟通

“每个员工都需要明白你给谁带来了改变,你如何带来改变,以及你如何知道你是否带来了改变。”
劳拉·哈伯德,财务和行政副总裁

“我认为,大学越来越希望提高透明度,这样我们就都能了解大学里在发生什么,以及我们如何合作。”哈伯德的幕僚长将从部门的角度负责沟通工作。每个职能区域将负责客户和员工的沟通,因为我们工作在我们的部门和大学的目标。

从商业角度看,工作难做的原因可以表述为:

  • 我知道我的客户是谁吗?
  • 我了解自己的角色吗?
  • 我是否有自己的绩效指标来帮助我了解自己是否做得很好?
  • 我是否知道它是如何连接到大学的目标?

“我认为,如果人们了解自己的工作与大局的联系,他们就会更有动力。”

“我们是否在与客户沟通,并鼓励他们与我们沟通?”哈伯德认为,面对面坐下来进行交谈是提供客户服务的一种丰富而有效的方式。

乌兰巴托2020

一所大学有三个校区意味着我们在该地区有三个领域,因此我们必须评估我们如何提供服务。“我认为,市中心的扩张,以及活动从北校区向南校区的转移,使我们有理由重新审视我们在做什么,以及我们是如何做的。”

财政和行政副总裁办公室(VPFA)通过查看基础设施工作组提出的倡议来支持实现UB 2020的目标。这些内容包括资本计划,我们如何围绕资本投资做出决定,我们如何传达这些决定,以及我们如何将这些决定与我们的学术和大学目标联系起来。在人力资源领域,我们将研究专业发展计划和健全的评估系统。随着我们在市中心的扩张,共享服务将有助于提高运营效率和效率。

哈伯德希望她的单位能通过四种不同的方式支持UB 2020倡议:

校园环境

我们需要看看我们如何利用空间,以及我们是否充分利用了这些资源。我们希望分配或发展空间,使它们与我们的机构优先事项和目标保持一致。我们是否有效地利用了空间?太空是一种昂贵的资源,所以在我们建造新的太空之前,我们要确保我们利用了现有的资源。资本计划委员会将确保我们在资本资金和空间分配方面所做的工作与我们的目标和优先事项保持一致。

员工的发展

哈伯德希望创造一个价值持续学习的文化。我们自己的员工需要成为终身学习者,我们需要重视,我们需要支持它并启用它并推广它。“重要的是,每个员工都会了解他们年度的目标,并评估其表现的方式。他们需要了解他们为大学所做的事情会有所不同。

信息技术(IT)

重要的是,我们与新兴技术开发我们的学习空间,包括移动技术,以及确保我们拥有正确的基础设施来支持我们将参与的所有发展。“那种喜欢建造房子,如果基础是破解墙壁和窗户的样子无关紧要,那么房子不会忍受太久。”在与其他Suny组织合作以分享IT基础架构成本时,正在考虑共享服务机会。

数据治理和数据管理

我们需要查看人们正在尝试生产的报告以及数据通知这些报告的内容。这项努力可能会通过向SIRI添加新报告或以其他方式向SIRI目前无法生产的方式添加新报告来影响战略信息报告倡议(SIRI)。此外,一个看待请求并提供优先事项的治理小组将定义开发项目的优先权。

有人建议创建并实施一个大学范围内的持续改进计划。“在我们管理一些非常有影响力的关键业务流程时,我将请一个小组给我们提供建议。”我们的成本压力将继续增加,我们需要更有效地利用现有资源。我们的愿景将取决于一个成功的结果是什么。我们可以看看正在发生的事情,看看我们是否没有完成一个成功的模型。即使我们对整个过程进行评估而不做任何改变,教育、交流和对话都是探索和改进过程的一部分。